Koronavirus og politiske møter

Koronavirus og politiske møter

Koronasituasjonen og gjennomføring av møter i folkevalgte organ

Fra ordfører Ivar Vigdenes

Kjære alle sammen. Vårt land og lokalsamfunn står nå oppe i en svært spesiell og utfordrende situasjon. Jeg ønsker kort innledningsvis å forsikre dere om at den situasjonen vi nå står oppe i blir gitt prioritet foran alt annet i kommunen, og at alle tilgjengelige ressurser blir satt inn for å håndtere denne.

De siste dagene/den siste uken har dere sikkert fått med dere at mye har skjedd og er blitt gjennomført med hjemmel i smittevernloven. Her er det kommunestyret som har fullmakt til de mest inngripende tiltakene, men hvor kommuneoverlegen er delegert denne fullmakten i en hastesituasjon, og hvor formannskapet for øvrig er hasteorgan etter kommuneloven. Ordfører innkalte formannskapet til et hastefjernmøte på onsdag med hjemmel i den ordinære kommuneloven, og hvor det ble informert om de tiltak som per da var igangsatt og planlagt igangsatt. Siden er det kommet nye tiltak. Behovet for ytterligere hastemøter i formannskapet vurderes fortløpende av meg, og jeg vil be alle formannskapets medlemmer særlig om å være beredt til å kunne stille til møte på kort varsel.

Den situasjonen vi står oppe i krever ikke bare tiltak av formell karakter, pålegg og hjemler. I dialog og forståelse med kommuneoverlegen er det for meg også helt klart at vår mulighet som lokalsamfunn for å lykkes i den prøvelsen vi står overfor, i stor grad vil avhenge av de valg som hver og en av våre innbyggere og vårt næringsliv gjør på eget og selvstendig grunnlag. I den sammenheng henvendte jeg meg som øverste folkevalgte representant til befolkningen i går. Dette med tilrådninger som var faglig forankret hos kommuneoverlegen. Opptak av dette finner dere på kommunens hjemmesider.

Jeg vil særlig anmode om at dere som folkevalgte representanter forholder dere til- og holder dere oppdatert om de tilrådninger og tiltak som blir iverksatt fra kommunens side i den situasjonen vi nå står oppe i. Innbyggere vil fort kunne tenkes å henvende seg til dere med spørsmål, og i tillegg har dere en normativ rolle i kraft av det vervet dere er gitt.

Før helga gikk det ut melding til formannskaps- og utvalgsmedlemmer om at det i løpet av helga ville komme nærmere info om avholdelse av de politiske møtene i neste uke. I den sammenheng vil jeg knytte noen kommentarer: På samme måte som vi nå er svært opptatt av at folk må forstå alvoret av den situasjonen vi står oppe i (og rette seg deretter), er det på det rene at vi også har et ansvar for at mest mulig av samfunnet som kan gå videre - går videre. Dette for å begrense de samfunnsmessige skadevirkningene av de tiltak som iverksettes. Spørsmålet blir for en stor del derfor: hva kan vi gjøre uten at dette går på akkord med de smittevernmessige anbefalinger vi samtidig tilstreber å etterleve. I denne sammenheng har kommunal- og moderniseringsdepartementet i går kommet med en midlertidig forskrift om gjennomføring av fjernmøter i folkevalgte organer, og som utvider anledningen til å gjennomføre slike. Samtidig som unntakene er utvidet vil jeg understreke at vi allikevel skal tilstrebe å etterleve de intensjoner om møteoffentlighet og forsvarlig saksbehandling som følger av lovens intensjoner.


For kommende uke har jeg derfor kommet til følgende konklusjon:
Varaordfører, sammen med formannskapssekretær og IT-avdeling får i ansvar å forberede digital møtegjennomføring av de møtene som ikke er avlyst for kommende uke. I morgen, søndag, vil det bli innkalt til et prøvemøte hvor de tekniske løsningene blir prøvd ut hva gjelder forretningsorden, votering, møteoffentlighet etc. Til dette møtet vil i tillegg til ordfører og varaordfører, utvalgsledere og utvalgsnestlederne bli innkalt. Vi tar sikte på å gjennomføre prøvemøter til vi er fortrolige med løsningen, og klar for avholdelse av ordinære møter på den samme plattformen. Nærmere innkalling til dette (og informasjon om den tekniske løsningen) kommer fra varaordfører/formannskapssekretær.

Deretter gjelder følgende:
Rådsmøtene: her forstår jeg at ungdomsrådet allerede har sikret en løsning for videogjennomføring, mens vi for de øvrige rådene og underutvalg for trafikksikkerhet (i den situasjonen vi sto oppe i) valgte å avlyse disse i forrige uke. For evt. framtidige rådsmøter hvor det skulle være behov for fjernmøtegjennomføring vil vi sørge for opplæring av lederne i de ulike rådene. Men i første omgang nå prioriterer vi formannskap og utvalg.

Utvalgene: når det gjelder evt. befaringer som måtte være berammet så er min klare tilrådning til lederne av utvalgene at disse for neste uke avlyses. Hvis befaringen er tilknyttet en sak til behandling så kan organet selv bestemme om befaringen ansees nødvendig for å fatte beslutning i saken, eller om en beslutning kan fattes også uten. Hvis befaring ansees som nødvendig må vi komme tilbake til hvordan vi håndterer dette på et senere tidspunkt, og saken foreløpig utsettes. Når det gjelder de øvrige sakene så legger jeg til grunn at vi innen møteavholdelse skal ha kommet så langt i den tekniske løsningen at vi iallfall i utgangspunktet tar sikte på å ferdigbehandle alle saker. Hvis dette blir for ambisiøst, eller omstendighetene av andre grunner tilsier det, vil organet selv ha mulighet til å vedta utsettelse av behandlingen. Det kan da bli aktuelt med ekstramøter senere.

Formannskap: For formannskapet gjelder det tilsvarende som for utvalgene. Det er også naturlig at situasjonen vi står oppe i blir gitt en omfattende orientering i møtet førstkommende torsdag (om vi ikke på det tidspunktet allerede har avholdt ekstraordinært møte med samme tema).

Kommunestyre: Gjennomføring av kommunestyremøtet 26.mars kommer vi tilbake til, men også her tar vi i utgangspunktet sikte på digitalt fjernmøte.

Partimøter/gruppemøter: Gruppemøtene er en viktig del av demokratiet, men ligger utenfor de folkevalgte møtene som faller inn under kommuneloven. Jeg håper allikevel å unngå at vi kommer til behandling av politiske saker og hvor disse blir anmodet utsatt fordi man ikke har hatt anledning til å drøfte spørsmålene grundig nok partivis. Rådhuset vil være stengt for gruppemøter mandag, og jeg oppfordrer derfor hver og en partigruppe om på eget vis å selv sørge for digital gjennomføring også av disse. Skulle det her være behov for tilrettelegging/bistand fra kommunens IT-avdeling så vil jeg be IT-sjefen om å bidra med dette i den utstrekning kapasiteten tillater det.

Kommunedirektørens deltagelse: Kommunedirektøren må sørge for å stille med representanter i hans sted på de folkevalgte møtene på vanlig vis. Dersom det av kapasitetsmessige årsaker er slik at corona-situasjonen må prioriteres foran så ber jeg organene utvise forståelse for dette. Jeg minner ellers om at det for møtene i folkevalgte organ skal føres tilstrekkelig protokoll og som siden kunngjøres.

Oppdatert informasjon om teknisk løsning og oppkobling vil komme.
Oppdatert og ny annen informasjon kan komme.

 

Ivar Vigdenes
Ordfører i Stjørdal kommune

Stjørdal, 14.03.2020