Vilkåret for å ha rett til særskilt kommunal tilrettelegging av barnehagetilbudet etter barnehageloven § 37, er at barnet har en funksjonsnedsettelse som er av en slik art at det kreves tilrettelegging ut over det som er barnehageeiers plikt. Nedsatt funksjonsevne defineres slik: "Tap av, skade på, eller avvik i en kroppsdel, eller i en av kroppens psykologiske, fysiologiske eller biologiske funksjoner» (NOU 2001:22pkt 2.2)".

Formålet med tilretteleggingen er å nedbygge funksjonshemmende barrierer, og sikre at barnet kan delta i barnegruppen og i barnehagens hverdagsaktiviteter.

Hvordan melde behov?

Det er som regel barnehagen, i samarbeid med foreldrene, som melder om behov for individuell tilrettelegging av barnehagetilbudet til barn med nedsatt funksjonsevne. Før barnet har begynt i barnehagen kan meldingen også komme fra andre instanser, i samarbeid med foreldre. Kommunen kan også fatte vedtak om tilrettelegging etter § 37 hvis kommunen er kjent med at et barn har behov for slik tilrettelegging. Kommunen skal da forhåndsvarsle foreldrene om at de fatter vedtak, men det er ikke krav til at foreldrene samtykker før vedtaket fattes. 

Tilretteleggingen kan gjøres innenfor barnehagens rammer - og/eller med hjelp fra kommunen. I tilfeller der tilretteleggingen ikke kan gjøres innenfor barnehagens rammer, er det barnehagen som melder til kommunen hvilket hjelpebehov de trenger støtte til.

Foreldreinvolvering og samtykke

Barnehagen skal involvere foreldrene i prosessen med å melde behov for tilrettelegging, og bør innhente foreldrenes samtykke ved at foreldrene signerer i meldeskjemaet. Det er barnehagens ansvar å gi foreldrene god informasjon om hva samtykket innebærer og bidra til forståelse for innholdet i § 37. Barnets foreldre skal alltid få muligheten til å uttale seg i saker om tilrettelegging. Barnets beste skal også vurderes, og barnet skal så langt det er mulig få mulighet til å uttale seg og få sine perspektiver fram i saken.

Vedtak

Kommunen har ansvar for å fatte vedtak om tilrettelegging av barnehagetilbudet. Kommunen må ha tilstrekkelige opplysninger om barnets behov før det fattes vedtak om tilrettelegging. Kommunen må derfor opplyse saken best mulig før det fattes vedtak (jf. forvaltningsloven § 17). Før det fattes vedtak kan kommunen kan be om mer informasjon fra barnehagen,  eventuelt samtale med foreldrene og barnehagen, gjøre observasjoner i barnehagen eller innhente opplysninger fra andre instanser. Vedtaket skal inneholde tidsrom for tilretteleggingen, hva som ligger til grunn for tilretteleggingen og hvordan tilretteleggingen skal skje. Det er barnehagen som har ansvar for at tilretteleggingen for barnet blir gitt i tråd med vedtaket. Avgjørelsen er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven, og foreldrene har klagerett på enkeltvedtaket.